販促 イベント 開催者必見!
僕はこうして イベント を成功させた!

2019/1/21更新

 

皆さんこんにちは。イベントプランナーの松村と申します。
出身は岡山で、現在は大阪の広告代理店でイベントの運営を行っています。

僕は、岡山で飲食や工場のバイト生活をしていました。

そんな僕が、イベントに出会い、好成績を残したおかげで、大阪の広告代理店に入社でき、そこからイベント運営に携わり様々なイベントを成功させてきた秘訣等を書いていきたいと思います。

これからイベント行おうと思っている方、今のイベントがマンネリ化してきて集客や売り上げに困っている方の手助けになればと思います!

 

 

 

そもそも僕が初めて携わったイベントはプリンタ―の販売応援イベントでした。
このイベントは大手家電量販店に来店されたお客様にプリンターを勧めて購入して頂くというオーソドックスな販促イベントです。
もちろん目標販売台数もありますが、プリンターのスペックを座学で受けただけの人間が売れるはずもなく、結果は最低でした。。

お客さんに質問されてもカタログに書かれていることを暗記してロボットみたいに答えるだけ。
これじゃ売れるはずもないですよね、、、
文章で読むと当たり前だと思う方もたくさんいると思いますが、イベント会社大半の研修は座学のみです。
呑み込みが早いスタッフだと、2,3週間現場に入れば売れるようになるかもしれませんが、その2,3週間の間にライバル会社と差を付けられてしまうと挽回は難しいし、その間の時間や実績の差がもったいないです。

大切なのは、研修段階で即戦力となるスタッフを育てる事。まあそれが一番難しいんですけど(笑)
でも、だからこそ僕がいるんです!
このブログを読んでくれている皆さんは、全て読み終わった後、即戦力を育てられる人になっています。
所々読みにくい箇所もあるとは思いますが、最後まで読んでみてください!

 

 

 

〈イベントとは〉

 

では、まず初めにイベントはなぜ行うのでしょうか?
それは、簡単に言えば「自分が携わっている市場を活性化させたいから」ですよね。
また、活性化させるだけではなく、販促イベントの場合は「他社より販売したいから」、集客イベントの場合は「他イベントよりも人を呼び込みたいから」です。

そこで、イベントに必要だと思う物をまずは簡単にまとめてみました。

① 場所
② ツール
③ スタッフ
④ やる気

たったこれだけ。
これだけ集めればどんな業種でもイベントは成り立ちます!
簡単そうじゃないですか?では、これらをどうやって揃えていくのか、を書いていこうと思います。

 

 

① 場所

イベントを開催する場所ですが、これがかなり重要です。
どれだけ良い人材を育てても、良いツールをレンタルしても場所がダメだとイベントは必ず失敗します。
大型スーパーの中にあるインショップだと、館内で行えば良いだけの話ですが、そのような店舗さんも少ないですよね。

では、どうやって場所を選べば良いのか。
これに正解はありませんが、自分が成功してきたイベントの場所の特長をお教えします!

まずは「集客がある程度見込める店」であること。
これは当たり前ですよね。人がいないとイベントは行えません。
次に「イベントスペースの広さ」。これも当たり前ですね。
しかし、広ければ良いというものでもないのです。

例えば、販促イベントの場合だと、自社のスタッフの数が少ないのにむだに広い場所を借りてしまうと、イベントが盛り上がっていないように見えてしまい、お客様も入りづらくなってしまいます。

次に「イベントスペースが屋内か屋外か」です。
これは、契約系のイベント(クレジットや携帯等)を行う際は、非常に重要な要素となります。

例えば、非常に寒い日にお客様をキャッチ(イベントブースに連れてくること)したとして、そんな寒い中、契約の難しい話を聞こうと思いますか?
私なら絶対に嫌です(笑)

暑い日も同様なので、自分が開催するイベントの種類や季節によっては、多少の費用を払っても屋内でイベントをするべきです。

最後に「同じ業種のイベントが何回そこでイベントを行っているか」を調べた方が良いでしょう。
これに関しては、意外と盲点となっている企業様が多いです。
僕がイベントの打ち合わせを行っている時も、「ここはいつも成功している場所だから大丈夫。」や「前回も良い成績だったから問題ない。」と言われる企業が非常に多いです。

確かに、実績が出ている場所は集客も非常によく、イベントスペースも問題ありません。
しかし、スーパーや駅構内に来るお客様は、変わらないですよね。
何が言いたいかといいますと、刈りつくされた畑で作物を探しても無駄という事です。
実際に自分が現場に入るとお客様から「前回も聞いたからいらないです。」
「前回もやっていたから今日契約しなくてもまたやるんでしょ?」等ネガティブな意見が多いです。

このように場所探しは非常に難しいですが、逆に言えば上記で述べた5点さえクリアできれば最高のイベント場所といえます。

日本には、何千ヶ所ものイベントスペースがあるので、きっとあなたが今からやろうとしているイベントにふさわしい場所は存在します。

しかし、自分で見つけるのは非常に大変で時間もかかります。
その為、場所を代わりに探してくれる業者もある為、まずはそのような業者に頼ってみてください。
きっとあなたが思っている最高の場所が見つかりますよ!!

 

 

② ツール

ツールとは、イベントで使用する集客道具です。
どのような物があるか皆さんは知っていますか?
人気な物で言うとやはりガラポンです。
その為、これからイベントを行う企業はガラポンを準備すればいいのかと思うかもしれませんが、それは大きな間違いです。

なぜならば、先ほど述べたようにガラポンは人気でどのイベントでも使用されている為、お客様は飽きてきています。
お客様が飽きているという事は、イベントに人が集まらなくなるという事です。
これでは、お客様をキャッチしても素通りしてしまい販売にも繋がりません。
では、なぜそもそもガラポンが人気なのか、それは「あたりの数がこちらで決められる」「お客様がツールを使用している時間をある程度こちらで決められる」
この2点が理由です。

逆に言えば、この2点さえクリアできれば何でも良いという事になります。
僕が行ってきたイベントでキャッチしやすかったツールは、「ガチャガチャ」「エアー抽選器」等があります。
この2つも「あたりの数がこちらで決められる」「お客様がツールを使用している時間をある程度こちらで決められる」をクリアしていますよね。

これから、イベントを行う方はガラポン以外で尚且つ上記の2点をクリアできる物を使用してみてください。
きっと結果が出やすくなりますよ。
しかし、そんなにアイディアが出ないのも正直な所です。
そんな時は、イベントツールレンタル業者等に相談してみてください。
きっと良いツールを発見できるはずです。

 

 

③ スタッフ

イベントでもっとも大事な物はやはりイベントを運営、実施する人材、スタッフです。
では、どうやって人材スタッフを見つけ研修していくのかですが、正直非常に難しいです。
自分で人を集めてイベントを開催しようとした企業もありますが、スタッフが欠勤や早退した場合の人員まで確保はなかなかできませんよね。
では、どうすれば良いのでしょうか。
人が見つけられない、その為に僕がいるような会社があるんです!!

どういう事かといいますと、自分で見つけられないなら会社に委託すれば良いのです。
ただ、どこの会社が良いとか悪いとかは実際使ってみないと分かりません。。
しっかり人員を確保してくれて、尚且つ研修も行ってくれる会社を探すのは非常に大変です。
もしも人材スタッフで困ったらいつでも御連絡ください!
実際に僕も最初は、人材派遣会社様等に委託していました。
それほど人材スタッフ確保は難しいことなのです。
研修に関しては、後程詳しく、やり方やコツ等も書こうと思います。

 

 

④ やる気

これは、詳しく書きません(笑)
正直これがないと絶対に失敗します。
でも、このブログを読んでいる皆さんは、やる気に満ち溢れているから読んでくださっているんですよね。
それならきっと大丈夫です。
イベント開催は難しいので、壁に当たってあきらめようと思う事もあるかもしれませんが、やる気さえ捨てなければきっとイベントは成功します!

以上、この4点を準備さえすればイベントは実施できます。
ではこれから、イベントを運営するにあたっての注意点や成功させるコツ,人材の育成方法を僕の成功談、失敗談をふまえて書いていこうと思います。

 

 

〈イベントを行う前に〉

先ほど述べたイベント準備物4点を揃えばいよいよイベント本番です。
しかし、「場所」「ツール」「スタッフ」「やる気」が揃えばイベントは必ず成功するのか。

答えは残念ながらNOです。

正直、イベントは行えます。
しかし、あなたが求めている高いクオリティーのイベントは行えないでしょう。
他社が行っているイベントと同じようなイベントを行っても結果は出ません。
他社のイベントより高クオリティーで尚且つ費用対効果が高いイベントを行う為の秘訣をお教えします。

その秘訣とは、「イベントを行う前に他社のイベントが何を行っているか知る」ことです。
イベントを行う事がゴールですがまずは、お客さんの振りをして他社のイベントに参加してみてください。
そうすることで、他社の商品の事も良く知れます。
また、他社が行っているイベントの良い所、悪い所も見えてきます。

自分の経験ですが、携帯販売イベントを行っている時に実績に悩んでいた時がありました。
何をやっても上手くいかず、販売もできずにイベントを辞めたくなっていました。
そんな時、休みの日に量販店へ行くと、他社がイベントを行っていました。

自分の為になるかもしれないと思い、イベントに参加してみると色んな発見がありました。
研修で、自社の製品の良い所のみ教えてもらっていた自分が他社のいい所をたくさん言われるので正直すごい勉強になったのを覚えています。

他社のイベントに参加することは、少し気が引けるかもしれませんが絶対に行ってください。
商品知識だけではなく、イベントの考え方も広がりますよ。

しかし、注意しないといけないのは、全く同じイベントにならないようにする事です。
競っている相手と同じイベントを行っても意味がないですもんね。
他社の良い所を自社のイベントにうまく混ぜてください。
例えば、自分が行った事は1対1で接客するのではなく、お客様1人に対して2人で接客するというダブルクロージングというものです。
今では、かなり広まっているやり方ですが、この当時はダブルクロージングを行っている企業は非常に少なかったです。

このやり方は他社スタッフが自分に接客する時に何度も責任者に聞ききながらクロージングをかけてきた時(単純に新人だっただけかも知れませんが笑)に思いつきました。
2人でクロージングすることによって説得力も増しますし、何より確実で安心感が生まれます。
詳しいやり方は後程紹介しますね。

このように、まずは他社イベントからいろんな事を学んでみてください。
きっとイベントに役立つはずですよ。

 

 

〈イベントを成功させる為のコツ〉

次に、イベントを成功させるコツですが、大切なことは事前準備です。事前準備とは、単純に物を揃えるだけではなく、イベント会場の下見やスタッフの育成等です。
このブログでは、その中でも自分の経験に基づいて育成方法、研修方法等を書いていこうと思います。

まずどのようなイベントでも一番大切なスタッフはキャッチスタッフ(人をイベント会場まで連れてくるスタッフ)です。
「キャッチスタッフは研修なんかいらない。学生バイトで十分」と言われる企業も多いですが、はたしてそれは本当でしょうか。

完璧なディレクター(イベントをまとめるスタッフ)や、非常に強いクローザー(売りたい製品をお客様に説明するスタッフ)がいても、そのイベント場所にお客様が来ないと何の意味もないですよね。。

でもキャッチスタッフの研修を皆さんはしたことがありますか?
大半の企業はしたことが無いと思います。
では、どうゆう風にすれば良いのか、そして何を教えれば良いのか。重要なのは下記5点です。

① 表情元気
② 声かけ方法
③ 恥じない、へこまない
④ 希少性の演出方法
⑤ 楽しむ事

以上の5点をまずは教えてあげましょう。
それでは、一つ一つ説明していきますね。

 

 

① 表情元気

これは、イベントにおいて一番大切であると同時に一番難しい事でもあります。
キャッチが上手いスタッフの90%が「笑顔が素敵でキレイ」です。
イベントは大体8時間ぐらいありますが、キャッチスタッフはその間ずっと笑顔でいなければいけません。
簡単に思いませんか?
実は、これが非常に難しいんです。なぜならば、初めて入るスタッフは緊張していますし、慣れているスタッフは中だるみします。

また、キャッチはお客様に何度も断られることもある為、精神的にもしんどいです。
では、どうすれば良いのか。
まずは、イベント中に大きな声を出す練習をしてみてください。
例えば会議室で「いらっしゃいませー!本日イベント開催中です!」と誰が一番大きな声で言えるかを競争する等。
ちなみに僕の研修も同じことをやりますが、誰にも負けたことはありません(笑)

イベント中に大きな声を出すことによって、緊張もほぐれますし、朝は元気が出ます。
そして、人間は大きな声を出し続けると不思議と笑顔にもなります。
その為、イベント中に笑顔がないスタッフに対して「声出ししてみようか」と勧めるだけで、笑顔になってくれますよ!

また、キャッチスタッフが大きな声を出しているイベントはそれだけで活気が良くなります。
研修中にも声出しの練習、本番中も声を出させる(できれば朝礼の時等にみんなで大きな声をだす。)これが非常に大切です。

 

 

 

② 声かけ方法

次に声かけ方法です。
イベントを行った事がある方は自分がどのような声かけをお客様に行っていたかを少し思い出してみてください。

どうですか?
僕がまず声かけで最初に教えることは、「いらっしゃいませ。」を最初に言わないようにと教えています。
「いらっしゃいませ」が最初に付くとどうしても営業っぽくなりませんか?
その為、私は「いらっしゃいませ」より「こんにちは」という言葉を使っています。
例えば「こんにちは!本日、無料のガラポン抽選会を行っています。
もう参加されましたか?まだしてないなら皆さんやっているので、ぜひやっていってください!」といった感じです。

「こんにちは」を最初に言うだけでスムーズにキャッチすることができます。
また、「こんにちは!本日、無料のガラポン抽選会を行っています。
もう参加されましたか?まだしてないなら皆さんやっているので、ぜひやっていってください!」
という声かけには、あと何点かポイントが隠れています。
皆さんは分かりますか?

まず1点目は、先ほどから述べている「こんにちは」ですよね。
残りを1つずつ説明していきます。
まず「参加されましたか?」というフレーズです。
普通のキャッチなら「参加しませんか?」ですよね。
この「しませんか」ではなく、「されましたか」と言うのは2つ目のポイントです。

理由ですが、人間はいきなり見ず知らずの人に質問をされると大半の人が「NO」つまり「いいえ」と答えます。
その為、「抽選しませんか?」と聞いてしまうと答えは「いいえ」となってしまいます。
ですが、逆にこの性質を利用して「抽選されましたか?」と聞くと、答えは「いいえ」が返ってくる可能性が高いですから、「ではやっていきましょう。」と自然に誘引できますよね。
なので、研修を行う時も「しませんか」ではなく「しましたか」と言うように教えましょう。
それだけでもキャッチの成功率が上がるはずですよ。

次のポイントは、「皆さんやっているので」というフレーズです。
これは、日本人の性質を利用したキャッチ方法なのですが、日本人は「みんながやっているなら、やってみよう」と思うらしいですよ。
確かに、行列のないラーメン屋より行列があるラーメン屋の方が行ってみたくないですか?
この性質を利用して、みんなやってるんですよという事をさりげなくお客様に伝えてください。
そうする事によってお客様にやってみたいという気持ちが少しだけ生まれます。

そして最後に、「やっていってください!」というフレーズです。
このポイントは「最終的に質問で終わらない」という事です。
最後の言葉が疑問形だとお客様に断る余裕を持たせてしまいます。
その為、最後は「やっていってください!」と元気よく言う事が非常に大切になってきます。
このように、声かけだけでもしっかりと考えて行う、そしてポイントを絞って教えることによって、研修していないスタッフと研修を受けたスタッフで成功率が変化します。

ぜひ、声かけ方法の研修をする際に活用してみてください。
このポイントさえ押さえていれば、後はスタッフの言いやすいようにアレンジすれば完璧ですよ。

 

 

 

③ 恥じない、凹まない

これもしっかりと研修で教えてあげましょう。
キャッチは断られる回数が、クローザーよりはるかに多いです。

その為、「断られて当たり前。」というマインドを持つように教える事が大切です。
声かけが上手なスタッフでも断られて、凹んでいたらその時間がもったいないですよね。
断られて当たり前、断られる事よりも声を掛けない方がダメな事とスタッフにしっかりと教え込むのが大切です。
また、恥ずかしがっているスタッフに対しては①の表情元気の所でも述べましたが大きな声を出すように勧めてください。
一度大きな声さえ出ると後は、恥ずかしくなくなります。

 

 

④ 希少性の演出方法

これに関しては、イベントを行う場所の県民性も関わってくるのですが、
「どなた様でもできる抽選会です。」というフレーズより「館内のレシートをお持ち方限定の抽選会です。」と伝えた方がキャッチの成功率が上がる事があります。

そもそも日本人は「無料の」という言葉に少し不信感を持つ人が多いようです。
その為、レシートやお子様連れ限定、カップル限定といった希少性を敢えて出すのも良いと思います。
敢えて入り口を狭くすることで、参加者を増やすことに繋がりますし、そうすることでお客様もイベントブースに来やすくなりますよ!

 

 

⑤ 楽しむ事

これも非常に大切な事です。
イベントスタッフの中でもキャッチスタッフが楽しんでいないとお客様は近寄ってきません。

例えば、有名な遊園地のスタッフはいつ見ても楽しそうですよね!
スタッフが楽しむことで、お客様もイベントを楽しんでくれます。
たまにイベントでスタッフに対して「もっと元気をだせ!」と怒っている方を見ますが、そんなピリピリしや状況でイベントを行っても空気が悪くお客様も近寄ってきてくれません。

ではどのようにしてキャッチを楽しませるのか。
正直、ここはそのスタッフにあった言葉をかけてあげましょう。
例えばですが若い男性スタッフに「あのキレイな女性にキャッチしてみて!」
とかキャッチが二人いる場合は「A君よりキャッチをたくさんできるように頑張ってみよ」等です。
これだけでも意外とスタッフはキャッチを楽しそうにやってくれますよ!

以上5点を研修中に教えることによって、イベントの参加率が伸びます。
キャッチに研修なんかいらないと思うのは大きな間違いです!!
優秀なキャッチスタッフがいるからこそイベントが大成功するという事を忘れないようにしてくださいね!

最後に好キャッチ事例の動画を載せています!見てみてください!

 

 

 

このようにキャッチスタッフに対しても研修する事がたくさんあります。
ましてや、クローザ―やディテクターに対しての研修ではこの何倍もの事を教えないといけません。
意外と手間ですよね。
しかし、これからもblogを更新していくつもりなので、お時間がある時にでも見てください。
研修のことから、細かなポイントまで書いていこうと思います。
一緒により良いイベント開催を目指していきましょう!